Fluidifier les process. Facile à dire, et à faire ? Et d’ailleurs, comment faire ? Quels impacts sur l’entreprise, ses salariés, son dirigeant ?

Fluidifier = analyser + conduire le changement

Objectif réel versus communication interne

L’objectif ultime est d’économiser du temps, de l’argent… bref des ressources. Vouloir améliorer sa rentabilité est une nécessité pour un dirigeant d’entreprise mais il serait maladroit de l’indiquer comme la raison n°1. La communication interne insistera plus sur les avantages pour les salariés : « supprimer les demandes de validations inutiles », « rendre le travail plus rapide à terminer », « s’épargner des tâches rébarbatives et inutiles »…

Analyser

Fluidifier n’a rien de fluide. Je sais de l’humour trop facile 😉
En effet, cela demande de comprendre les process actuels, les pourquoi. Par exemple : pour quelle raison cette information est collectée à tel endroit, traitée à tel autre et finalement utilisée (ou pas !).
Pour cela, il faut souvent un auditeur extérieur, quelqu’un qui ne sera pas suspecté de travailler contre une direction au profit d’une autre. Une bonne expérience en gestion de projet est nécessaire pour mener à bien cet objectif sans se laisser « apeurer » ou « manœuvrer ».

Conduire le changement

Suite à cet audit, il faut déterminer la future organisation. Tout se cristallise sur le process cible, l’auditeur et son commanditaire. A ce moment là, l’équipe projet est face aux crispations liées au changement de la part des salariés et des managers. Les angoisses sont multiples : voir leur équipe rétrécir, leur budget fondre, être licenciés car devenus inutiles… Une bonne résistance au stress et au dénigrement est nécessaire. L’organisation définie doit être présentée au comité de direction, une fois leur accord et soutien obtenus, il faut conduire le changement : projets informatiques, réorganisation des services, formations… en s’adossant sur la communication interne. Les changements effectués, évaluer et améliorer.

Planning, budget

Cela varie selon le périmètre et les solutions finalement choisies (informatique ou autre).

Fluidifier : plus facile dans les petites entreprises que dans les grands groupes ?

En fait, non.
La complexité est identique. Seul le nombre de problématique à résoudre varie. Il ne s’agit pas que des angoisses d’un comptable, mais de tout le service financier. La très grande majorité des êtres humains refusent le changement et fluidifier les process de l’entreprise demande des efforts à tous. C’est toujours son collègue qui fait des pauses trop longues, qui cancane, qui n’est pas productif, jamais soi 🙂 Les salariés ne veulent pas avoir à reconstruire partiellement leurs réseaux internes, recréer des habitudes de travail et voir leur expertise remise en cause.

Fluidifier les process : un révélateur des blocages de l’entreprise

Bien sûr, tout le monde veut que cela avance dans le bon sens. La problématique est que le bon sens n’est pas dans la même direction pour tous et certains individus ont plus de poids que d’autres pour bloquer l’entreprise.

Fluidifier les process : un révélateur des talents de l’entreprise

Les plus talentueux ne sont pas toujours les plus visibles. L’audit les révèle et la mise en œuvre confirme leurs impacts positifs : ce sont eux qui seront les ambassadeurs, les formateurs non officiels, les facilitateurs, les premiers à mettre les changements en route..

Une catharsis

Fluidifier les process permet au dirigeant de distinguer les bons et les mauvais éléments et de s’appuyer sur un projet déterminant pour la poursuite de l’activité pour se libérer des éléments de tension et trouver ceux porteur d’avenir.
C’est complexe, long et parfois il faut temporiser puis continuer à progresser, l’économie espérée ne peut pas être la seule motivation.

Et avec quel prestataire ?

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